Les faiblesses du programme de formation en archivistique peuvent se distinguer en trois catégories : 1) celles liées à l’environnement institutionnel (dont, l’université et l’établissement universitaire dans lesquels le programme est logé), 2) celles liées aux personnes chargées des différents enseignements et 3) celles liées au contenu du programme de formation. Les deux premières catégories et surtout la deuxième ont une influence sur la troisième que je développe ci-dessous.

Les insuffisances liées directement au contenu du programme de formation sont de trois ordres (cf. par exemple Gnanguenon et al. 2017) : 1) la non intervention de l’archiviste en amont, 2) l’absence de l’enseignement des normes de description archivistique, et 3) l’absence de l’utilisation des outils d’indexation matière.

L’intervention de l’archiviste en amont

Auprès de ses collègues de bureau, l’archiviste a un triple rôle : assister, conseiller et contrôler.

• il assiste pour amener le collègue à « grandir » dans ses taches quotidiennes « sur le document » afin qu’il atteigne le niveau d’autonomie et d’automatisme nécessaire et puisse continuer seul le travail sans un trop grand risque de se tromper ;
• il conseille en cas de difficultés ou de situations qui amènent le collège à douter de ses propres connaissances ;
• il contrôle la conformité de ce que le collègue fait dans ses tâches quotidiennes « sur le document » aux règles de gestion des archives définies à travers les différents outils de gestion.

Ce triple rôle est exercé alors que le document n’est pas encore sous la responsabilité de l’archiviste, c’est-à-dire que le document ne lui est pas encore « transféré ». L’objectif est également triple : 1) veiller à la création des dossiers, 2) veiller à l’alimentation des dossiers, et, 3) veiller à l’intégrité des dossiers. En effet, il n’y a personne mieux placée que le producteur de documents, en l’occurrence la personne physique chargée de gérer techniquement un dossier (appelé gestionnaire de dossier) pour reconnaitre les pièces d’un dossier qu’il gère. Toute autre personne qui le ferait sans l’assistance du gestionnaire de dossier se tromperait de bonne ou mauvaise foi. Et cela explique ou justifie le principe de respect des fonds, notamment sa déclinaison sur l’ordre originel. L’ordre originel est mis en place par le service producteur.

Les normes de description archivistique

Dans toutes les professions, il y a des normes. Ma curiosité a toujours été aiguisée par « l’absence de normes » de description archivistique ; et l’archiviste béninois se plait à cette fausse affirmation. Or, sur la pression et l’agression de l’informatique, toutes les professions, surtout celles qui ont pour mission de « manipuler » l’information se sont dotées de normes ou les ont adaptées. Et deux décennies après la publication de la première norme par le Conseil international des Archives, l’archiviste béninois ne sait pas de quoi retournent les normes professionnelles. Or, celles-ci ont d’abord pour rôle d’uniformiser les pratiques et surtout de favoriser la coopération et les échanges. Il est donc évident que l’archiviste béninois n’est pas capable d’élaborer d’outils de recherche convenables ; il reste singulier.

L’utilisation des outils d’indexation matière

La description documentaire consiste en deux parties : la description par la forme et la description par le fond. La description par la forme permet de donner les éléments extérieurs d’identification du document, par exemple le titre, la date, l’importance matérielle, etc. ; c’est le rôle des normes de description. La description par le fond ou le contenu consiste en l’extraction des descripteurs par lesquels l’on peut faire la rechercher et retrouver le document. Elle se fait à l’aide des outils d’indexation matière. Le programme de formation n’a jamais enseigné l’utilisation des outils d’indexation matière et donc l’extraction de mots-clés. Le motif : cette compétence est requise uniquement pour le bibliothécaire et le documentaliste. Et pourtant, la Direction des Archives de France a produit un thésaurus (France. Direction des archives. Service interministériel 2012) et d’autres vocabulaires contrôlés à l’intention des services d’archives locales de la France. La dernière édition, la cinquième, date de 2012, la deuxième de 1989 sous le nom de Thésaurus W (Gagnon-Arguin 1995). On ne peut donc par gérer des archives sans pouvoir autoriser la recherche par son contenu. « Dans leurs réflexions sur le traitement analytique des archives, les archivistes ont été amenés à se tourner vers les principes et méthodes de l’analyse documentaire. C’est ainsi que parallèlement à l’analyse propre aux archives et à leurs composantes, les archivistes ont exploré les instruments de travail utilisés par les documentalistes » (Gagnon-Arguin 1995:59). Les normes de description archivistique consacrent d’ailleurs le recours à plusieurs outils que le documentaliste utilise dans son travail au quotidien.

Et pourtant, nous croyons fermement que le thésaurus est un outil de documentaliste.

Si des chargés de cours ne viennent devant les étudiants que pour lire ce qu’ils ont recopié, ou ne comprennent pas le contenu de ce qu’ils dispensent comme de cours, il ne faut pas s’attendre à une évolution du programme de formation. « On ne peut hisser qu’à portée de sa main » (Proverbe Fon).

Lectures conseillées

France. Direction des archives. Service interministériel. 2012. Thésaurus pour la description et l’indexation des archives locales anciennes, modernes et contemporaines. 5ème éd. Paris: Direction des Archives de France.

Gagnon-Arguin, Louise. 1995. « L’analyse documentaire I :les thésaurus en France ». Archives 27(1):55‑72.

Gnanguenon, Alexis, Eustache Mêgnigbêto, Wenceslas Mahoussi, et Khadidjath Kouboura Osséni. 2017. Evaluation de la formation en archivistique. Rapport au Conseil Pédagogique. Abomey-Calavi: Université d’Abomey-Calavi - Ecole Nationale d’Administration et de Magistrature.